Salam jumpa lagi dalam tulisan tentang arsip. Dalam kesempatan ini saya akan postingkan pengertian dari kearsipan, keunggulan dan fungsi penanganan kearsipan, system penyimpanan serta beberapa contoh peralatan kearsipan. Berikut penjelasan secara teori dan gambarnya :

 

















A.Pengertian Kearsipan

Kearsipan berasal dari kata arsip dalam bahasa Inggrisnya “file” sedangkan kearsipan disebut filing. File adalah bendanya sedangkan filing adalah kegiatannya.

a.    Menurut Ensiklopedi administrasi

Penyimpanan warkat adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-wartkat sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.

Sistem penyimpanan warkat adlah suatu rangkaian tata cara yang teratur menurut sesuatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.

b.    Menurut kamus Administrasi

Kearsipan adalah semua rangkaian kegiatan penyelenggaraan kearsipan sejak saat dimulainya pengumpulan warkat sampai penyingkiran.

c.    Menurut R. Subroto

Kearsipan adalah aktivitas penerimaan, pencatatan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan, dan pemusnahan arsip.

Kearsipan adalah suatu proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan atau warkat secara sistematis , sehingga bahan-bahan tersebut dapat dicari dengan cepat atau diketahui tempatnya setiap diperlukan. Penataan seluruh kegiatan pengurusan arsip pada suatu kantor dapat disebut tata kearsipan atau administrasi kearsipan.

Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan
setiap organisasi, yaitu:
1) Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.
2) Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
3) Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis
4) Dapat dijadikan bahan dokumentasi
5) Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya
6) Sebagai alat pengingat
7) Sebagai alat penyimpanan warkat
8) Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan
9) Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan
organisasi
10) Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting
mengenai kemajuan organisasi.

     Peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yang digunakan dal
am bidang kearsipan. Peralatan ini pada umumnya tahan lama (dapat digunakan bertahum-tahun) karena dibuat dengan bahan-bahan yang kuat seperti logam, kayu, aluminium, besi, plastik, dan sebagainya.
Fungsi peralatan kearsipan antara lain: sebagai sarana penyimpanan arsip, sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah pekerjaan di bidang kearsipan, serta sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan lama.
Sebelum mempertimbangkan secara rinci berbagai macam tentang peralatan dan perlengkapan kearsipan, ada 3 istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip, yaitu sebagai berikut.

  1     Pengarsipan horizontal

 yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar (horizontal), dimana arsip atau dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam.




2.        Pengarsipan vertikal

 yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus (vertikal) di mana arsip disusun berderet kebelakang.
3.        Pengarsipan lateral
yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara berdiri (lateral) di mana arsip disusun berderet menyamping.
Pekerjaan mengarsip merupakan bagian dari pekerjaan yang ada dalam bidang administrasi/ketatausahaan, sehingga peralatan yang digunakan di bidang kearasipan juga sebagian besar sama dengan yang digunakan dalam bidang ketatausahaan. Dalam hal ini adalah peralatan yang pada umumnya digunakan untuk kegiatan penyimpanan surat atau berkas-berkas (arsip).

Macam –macam lemari Arsi
 1.                Filing Cabinet 

Yaitu lemari arsip yang berlaci-laci yang dapat ditarik keluar-masuk.Laci terdiri ats dua laci sampai dengan 5 laci. Setiap laci dapat memuat sekitar  20-40 guide, 40-50 folder, dan setiap folder dapat memuat maksimal 75 lembar surat.

                            2.Rotary Filling System (Alat Penyimpanan Berputar)

Rotary adalah semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakkan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral












 Rak Arsip

Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping). Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip, yang berguna untuk menepatkan label atau judul dari arsip yang ada di dalamnya. Rak arsip dapat dibuat dari kayu atau besi.








  LATERAL  FILING  CABINET
Adalah lemari arsip yang berpintu dan mempunyai papan alas untuk menyimpan arsip.






                                                                                                                                                      







   MOBILE FILE MECHANIC
Yaitu lemari arsip dengan penggerak mekanik dan indeks sistem sehingga memudahkan dalam penyimpanan, pencarian dan penghematan ruangan karena terletak di atas semacam rel yang memudahkan gerakan ke depan dan ke belakang, sehingga dapat di buat gang di antara dua rak untuk tempat berdiri petugas yang sedang mencari informasi.










CARD CABINET
Yaitu lemari untuk menyimpanberbagai ukuran kartu,  mulai 19 x 11cm sampai dengan 25 x15 cm.Seperti cek,BPKB, Paspor, kartu indeks, dll.
















VERTICAL PLAN FILE

Yaitu lemari untuk menyimpan file gambar teknik ukuran A1 – A0, seperti gambar 1.80 x 20 x 0.6 meter, dapat menampung bagan / peta sekitar seribu lembar.










Peralatan dalam mengarsip
Stapler

 Perforator 

Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/kartu. Perforator dibedakan antara lain sebagai berikut.

Numerator
  Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakan menjadi sebagai berikut.

 








 Kotak/Box

Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif. Biasanya terbuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan ke dalam folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip (lateral berderet ke samping).













  Alat Sortir 

Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder masing-masing. Alat sortir mempunyai beragam bentuk dan bahan, ada yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya. Alat sortir ini dapat dibuat dari berbagai bahan, misalnya logam,
kayu, plastik, atau karton (kertas tebal)






  



Label
Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder yang biasanya diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide. Label terbuat dari bahan kertas sengan berbagai ukuran yang mempunyai perekat pada bagian belakang, sehingga tidak perlu diberi lem lagi ketika ingin menempelkan lebel pada tempat yang diinginkan.





  


Tickler File
Tickler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip membentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo. Namun demikian, ticler file bisa saja diguanakan untuk menyimpan kartu nama atau kartu perpustakaan. Di bagian dalam tickler file dilengkapi juga dengan guide atau pembatas. Tickler file berfungsi sebagai alat pengingat








Cardex (Card Index) Cabinet Cardex (card index) cabinet adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indexks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Di dalam cardex terdapat semacam kantung plastik tempat menyimpan kartu indeks. Alat ini terbuat dari bahan besi baja








  Rak/Laci Kartu
Rak/laci kartu adalah laci-laci yang disusun secara teratur dalam rak, untuk menyimpan kartu-kartu ukuran kecil yang disusun secara vertikal. Alat ini terbuat dari kayu dan banyaknya laci dapat disesuaikan dengan kebutuhan.















 




 Microfilm
Adalah suatu alat untuk memproses fotografi, dimanaa arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil, untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan. Microfilm terdiri dari:
a.      Alat pemotret, yang menghasilkan foto dalam bentuk klise (negative film) yang kecil.
b.      Rol film, adalah klise (negative film), untuk menampung hasil pemotretan.
c.       Alat pemroses, adalah alat untuk memproses film, agar dapat ditampilkan pada layar.
Alat pembaca dan pencetak, yaitu alat untuk membaca atau menampilkan gambar/tulisan melalui layar, serta mencetaknya bila diperlukan.


 
 Komputer
Adalah rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaansecarasistematis, berdasarkan instruksi/program yang diberikan, serta dapat menyimpan da nmenampilkan keterangan bilamana diperlukan.

Alat Penyimpanan Khusus

Alat penyimpanan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentum-bentuk yang khusus seperti flash disk, CD (compact disk), kaset dan sebagainya. Alat ini mempunyai beragam bentuk dan desain, karena sangat tergantung dari perkembangan kemajuan teknologi. Sebelum ada flash disk, untuk menyimpan data elektronik digunakan disket. Alat ini dapat terbuat dari logam dan plastik.

Alat-alat tersebut di atas sangat memungkinkan untuk mengalami perkembangan, baik dari segi bahan pembuatannya, desain maupun jenisnya, karena mengikuti perkembangan teknologi yang juga semakin berkembang wawasan dan pengetahuan kita.

JENIS-JENIS KEARSIPAN KANTOR DAN PENGGUNAANNYA

1.       

       Kartu Indeks

Kartu indeks adalah kartun yang berisi suatu riwayat arsip atau warkat yang disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks dapat dibuat dengan ukuran 12,5 cm x 7,5 cm. Kartu indeks mencatat informasi tentang:

a.judul /nama surat

b.nomor surat

c.hal surat

d.tanggal  surat

e.kode surat

f.kode kartu indeks

 



                                                                                               

2.      Kartu Tunjuk Silang

Kartu ini dapat digunakan untuk membantu

menemukan arsip selain kartu indeks.

Kartu tunjuk silang adalah suatu petunjuk yang

terdapat pada tempat penyimpanan yang

berfungsi untuk menunjukkan tempat dari

suatu dokumen/arsip yang dicari pada tempat

yang ditunjukkan. Kartu tunjuk silang dapat dibuat

 dengan ukuran 12,5 cm x 7,5 cm.

3.      Lembar Pinjam Arsip (outslip)

Lembar ini digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip. Adapun kegunaan dari lembar peminjam arsip, antara lain sebagai berikut:

a.      sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip

b.      sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu pengembalian arsip yang dipinjam

c.       sebagai tanda bahwa arsip yang dimaksud sedang dipinjam

d.      mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang tidak dikembalikan

e.      sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip.

 

4.      Map Pengganti (out folder)

Jika surat yang dipinjam tidak hanya satu surat,

tetapi satu map yang berisikan seluruh surat-surat

maka perlu dibuat satu map pengganti (out folder)

dan menempatkannya ditempat

map yang dipinjam tadi.