0
ARSIP
Posted by Unknown
on
20.54
Pengertian
Arsip
Sebuah
pengalaman membuktikan, bahwa orang awam maupun masyarakat luas tidak begitu mengerti
ataupun belum mengenali istilah Arsip.Mendengar istilah arsip, sebagian orang
membayangkan bahwa arsip adalah tumpukan – tumpukan kertas lama penuh debu didalam
ruangan yang kotor takterawat.
Anggapan – anggapan seperti inilah
yang membuat kearsipan kurang dikenal oleh masyarakat dan menjadi salah satu
faktor kenapa bidang kearsipan di Indonesia kurang berkembang.Berikut ini akan
saya paparkan paparkan pengertian arsip dan kearsipan Menurut beberapa ahli.
A.
Pengertian
Arsip
1.
PengertianArsip
Secara etimologi
kata arsip berasal dari bahasaYunani (Greek), yaitu archium yang artinya peti untuk
menyimpan sesuatu.Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung
tempat penyimpanan arsipnya, tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung
menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri.Schollenberg menggunakan istilah
archives sebagai kumpulan warkat itu sendiri, dan archives instution sebagai gedung
arsip atau lembaga kearsipan.
Kata arsip dalam bahasa
Latin disebut felum (bundle) yang artinya tali atau benang.Dan memang pada zaman
dahulu tali atau benang inilah yang digunakan untuk mengikat kumpulan warkat/surat.Sehingga
arsip-arsip itu mudah digunakan.Setelah kita mengetahui kata arsip menurut etimologi,
maka sebagai perbandingan dapat dipelajari pengertian arsip dari beberapa sumber.
1.
Menurut
Prof. Mr. PrajudiAtmosodirejo
Arsip adalah :
a. Tempat
menyimpan secara teratur bahan-bahan tertulis (gescherevenstrukken).
Piagam-piagam (vorkanden), surat-surat (briven), akte-akte (akten),
kepustakaan-kepustakaan (besdhiden), daftar-daftar (register), dokumen-dokumen
(dokumentation) ataupeta-peta (kearten)
b. Kumpulan
teratur dari bahan-bahan kearsipan
c. Bahan-bahan
yang harus diarsipkan.
2.
Menurut Undang-Undang
No. 7 tahun 1971
a. Arsip
adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan
pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok
dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan
b. Arsip
adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan swasta/perorangan dalam
bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka
pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
3.
Menurut Peraturan
Pemerintah Republik Indonesia Nomor 34 Tahun 1979
a. Arsip merupakan kumpulan naskah atau
dokumen yang disiapkan
b. Arsip merupakan gedung (ruang)
penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen
c. Arsip merupakan organisasi atau lembaga
yang mengolah dan menyimpan kumpulan naskah atau dokumen.
4.
Menurut Ensiklopedi
Administrasi
a. Segenap warkat dari
suatu organisasi kenengaraan atau badan swasta yang diadakan dalam penyelenggaraan
kegiatan. Kegiatan organisasi tersebut dan yang dipandang berharga untuk disimpan
secara permanen bagi suatu keperluan.
b. Tempat
dimana warkat-warkat organisasi disimpan secara tertib. Untuk pengertian yang
kedua ini lebih tepat dinyatakan dengan istilah archival intsituation
(kantorarsip).
5.
Menurut Lembaga
Administrasi Negara (LAN)
Arsip
adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara,
gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau
salinan serta dengan segala cara penciptaanya, dan yang dihasilkan atau diterima
oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijakan.
Kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan atau kegiatan-kegiatan
lain pemerintahan atau karena pentingny ainformasi yang terkandung di dalamnya.
6.
Menurut Kamus
Administrasi Perkantoran, oleh :
Drs The Liang Gie
Arsip
adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai
nilai seseuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan
kembali. Jadi sebagai intinya arsip adalah himpunan lembaran-lembaran tulisan.Catatan
tertulis yang disebut warkat harus mempunyai 3 (tiga) syarat yaitu:
1. disimpan secara berencana
dan teratur
2. mempunyai sesuatu kegunaan
3. dapat ditemukan kembali secara tepat
.
7.
Seminar
Dokumentasi/Arsip Kementerian-kementerian yang diselenggarakan di Jakarta 28
Februari sampai 2 Maret 1957 merumuskan pengertian arsip sebagai berikut:
a. Arsip adalah kumpulan surat-menyurat
yang terjadi karena pekerjaan, aksi, transaksi, tindak-tanduk documenter (documentaire
handeling) yang disimpan sehingga pada setiap saat dibutuhkan dapat dipersiapkan
untuk melaksanakan tindakan selanjutnya.
b. Arsip adalah suatu badan yang
mengadakan pencatatan, penyimpanan serta pengolahan-pengolahan tentang segala surat-surat
baik dalam soal pemerintahan maupun soal umum, baik kedalam maupun keluar dengan
suatu system tertentu yang dapat dipertanggung jawabkan.
Setelah mempelajari arsip secara etimologi
dari beberapa sumber diatas, maka dapat disimpulkan bahwa :
Arsip adalah
kumpulan data/warkat/surat/naskah berupakertas, berkas, foto, film, mikro film,
rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala bentuk dan sifatnya
yang dibuat atau diterima oleh lembaga pemerintah/swasta/ perorangan yang
mempunyai kegunaan yang disusun menurut system tertentu untuk mempermudah dalam
penyimpanan dan penemuan kembali dengan cepat dan tepat.
Dari pengertian itu pula dapat disimpulkan
bahwa arsipmempunyai tiga aspek, yaitu:
a. Naskah atau kumpulan naskah
b. Gedung tempat penyimpanan arsip
c. Organisasi (kegiatan pengelolaan)