ARSIP

                                   

          

 Pengertian Arsip

                                  

            Sebuah pengalaman membuktikan, bahwa orang awam maupun masyarakat luas tidak begitu mengerti ataupun belum mengenali istilah Arsip.Mendengar istilah arsip, sebagian orang membayangkan bahwa arsip adalah tumpukan – tumpukan kertas lama penuh debu didalam ruangan yang kotor takterawat.

Anggapan – anggapan seperti inilah yang membuat kearsipan kurang dikenal oleh masyarakat dan menjadi salah satu faktor kenapa bidang kearsipan di Indonesia kurang berkembang.Berikut ini akan saya paparkan paparkan pengertian arsip dan kearsipan Menurut beberapa ahli.

A.    Pengertian Arsip

1.      PengertianArsip

      Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasaYunani (Greek), yaitu archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu.Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya, tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri.Schollenberg menggunakan istilah archives sebagai kumpulan warkat itu sendiri, dan archives instution sebagai gedung arsip atau lembaga kearsipan.

      Kata arsip dalam bahasa Latin disebut felum (bundle) yang artinya tali atau benang.Dan memang pada zaman dahulu tali atau benang inilah yang digunakan untuk mengikat kumpulan warkat/surat.Sehingga arsip-arsip itu mudah digunakan.Setelah kita mengetahui kata arsip menurut etimologi, maka sebagai perbandingan dapat dipelajari pengertian arsip dari beberapa sumber.

1.      Menurut Prof. Mr. PrajudiAtmosodirejo

Arsip adalah    :

a.  Tempat menyimpan secara teratur bahan-bahan tertulis (gescherevenstrukken). Piagam-piagam (vorkanden), surat-surat (briven), akte-akte (akten), kepustakaan-kepustakaan (besdhiden), daftar-daftar (register), dokumen-dokumen (dokumentation) ataupeta-peta (kearten)

b.  Kumpulan teratur dari bahan-bahan kearsipan

c.  Bahan-bahan yang harus diarsipkan.

2.      Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971

a.  Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan

b.  Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan swasta/perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

3.      Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 34 Tahun 1979

a. Arsip merupakan kumpulan naskah atau dokumen yang disiapkan

b. Arsip merupakan gedung (ruang) penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen

c. Arsip merupakan organisasi atau lembaga yang mengolah dan menyimpan kumpulan naskah atau dokumen.

4.      Menurut Ensiklopedi Administrasi

a. Segenap warkat dari suatu organisasi kenengaraan atau badan swasta yang diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan. Kegiatan organisasi tersebut dan yang dipandang berharga untuk disimpan secara permanen bagi suatu keperluan.

b.  Tempat dimana warkat-warkat organisasi disimpan secara tertib. Untuk pengertian yang kedua ini lebih tepat dinyatakan dengan istilah archival intsituation (kantorarsip).

5.      Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN)

            Arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaanya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijakan. Kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan atau kegiatan-kegiatan lain pemerintahan atau karena pentingny ainformasi yang terkandung di dalamnya.

6.      Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, oleh :

Drs The Liang Gie

            Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai seseuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Jadi sebagai intinya arsip adalah himpunan lembaran-lembaran tulisan.Catatan tertulis yang disebut warkat harus mempunyai 3 (tiga) syarat yaitu:

1.  disimpan secara berencana dan teratur

2.  mempunyai sesuatu kegunaan

3. dapat ditemukan kembali secara tepat

.

7.      Seminar Dokumentasi/Arsip Kementerian-kementerian yang diselenggarakan di Jakarta 28 Februari sampai 2 Maret 1957 merumuskan pengertian arsip sebagai berikut:

a. Arsip adalah kumpulan surat-menyurat yang terjadi karena pekerjaan, aksi, transaksi, tindak-tanduk documenter (documentaire handeling) yang disimpan sehingga pada setiap saat dibutuhkan dapat dipersiapkan untuk melaksanakan tindakan selanjutnya.

b. Arsip adalah suatu badan yang mengadakan pencatatan, penyimpanan serta pengolahan-pengolahan tentang segala surat-surat baik dalam soal pemerintahan maupun soal umum, baik kedalam maupun keluar dengan suatu system tertentu yang dapat dipertanggung jawabkan.

Setelah mempelajari arsip secara etimologi dari beberapa sumber diatas, maka dapat disimpulkan bahwa   :

            Arsip adalah kumpulan data/warkat/surat/naskah berupakertas, berkas, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala bentuk dan sifatnya yang dibuat atau diterima oleh lembaga pemerintah/swasta/ perorangan yang mempunyai kegunaan yang disusun menurut system tertentu untuk mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan kembali dengan cepat dan tepat.

Dari pengertian itu pula dapat disimpulkan bahwa arsipmempunyai tiga aspek, yaitu:

a. Naskah atau kumpulan naskah

b. Gedung tempat penyimpanan arsip

c. Organisasi (kegiatan pengelolaan)