KEARSIPAN

Salam jumpa lagi dalam tulisan tentang arsip. Dalam kesempatan ini saya akan postingkan pengertian dari kearsipan, keunggulan dan fungsi penanganan kearsipan, system penyimpanan serta beberapa contoh peralatan kearsipan. Berikut penjelasan secara teori dan gambarnya :

 

















A.Pengertian Kearsipan

Kearsipan berasal dari kata arsip dalam bahasa Inggrisnya “file” sedangkan kearsipan disebut filing. File adalah bendanya sedangkan filing adalah kegiatannya.

a.    Menurut Ensiklopedi administrasi

Penyimpanan warkat adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-wartkat sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.

Sistem penyimpanan warkat adlah suatu rangkaian tata cara yang teratur menurut sesuatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.

b.    Menurut kamus Administrasi

Kearsipan adalah semua rangkaian kegiatan penyelenggaraan kearsipan sejak saat dimulainya pengumpulan warkat sampai penyingkiran.

c.    Menurut R. Subroto

Kearsipan adalah aktivitas penerimaan, pencatatan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan, dan pemusnahan arsip.

Kearsipan adalah suatu proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan atau warkat secara sistematis , sehingga bahan-bahan tersebut dapat dicari dengan cepat atau diketahui tempatnya setiap diperlukan. Penataan seluruh kegiatan pengurusan arsip pada suatu kantor dapat disebut tata kearsipan atau administrasi kearsipan.

Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan
setiap organisasi, yaitu:
1) Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.
2) Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
3) Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis
4) Dapat dijadikan bahan dokumentasi
5) Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya
6) Sebagai alat pengingat
7) Sebagai alat penyimpanan warkat
8) Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan
9) Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan
organisasi
10) Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting
mengenai kemajuan organisasi.