JENIS JENIS PENYIMPANAN ARSIP

JENIS-JENIS KEARSIPAN KANTOR DAN PENGGUNAANNYA

1.       

       Kartu Indeks

Kartu indeks adalah kartun yang berisi suatu riwayat arsip atau warkat yang disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks dapat dibuat dengan ukuran 12,5 cm x 7,5 cm. Kartu indeks mencatat informasi tentang:

a.judul /nama surat

b.nomor surat

c.hal surat

d.tanggal  surat

e.kode surat

f.kode kartu indeks

 



                                                                                               

2.      Kartu Tunjuk Silang

Kartu ini dapat digunakan untuk membantu

menemukan arsip selain kartu indeks.

Kartu tunjuk silang adalah suatu petunjuk yang

terdapat pada tempat penyimpanan yang

berfungsi untuk menunjukkan tempat dari

suatu dokumen/arsip yang dicari pada tempat

yang ditunjukkan. Kartu tunjuk silang dapat dibuat

 dengan ukuran 12,5 cm x 7,5 cm.

3.      Lembar Pinjam Arsip (outslip)

Lembar ini digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip. Adapun kegunaan dari lembar peminjam arsip, antara lain sebagai berikut:

a.      sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip

b.      sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu pengembalian arsip yang dipinjam

c.       sebagai tanda bahwa arsip yang dimaksud sedang dipinjam

d.      mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang tidak dikembalikan

e.      sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip.

 

4.      Map Pengganti (out folder)

Jika surat yang dipinjam tidak hanya satu surat,

tetapi satu map yang berisikan seluruh surat-surat

maka perlu dibuat satu map pengganti (out folder)

dan menempatkannya ditempat

map yang dipinjam tadi.